Como se Comunicar de Maneira Eficiente?
Algumas atividades concretas que você pode fazer JÁ!
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Aqui estou eu, navegando pelo vasto oceano do LinkedIn (ou LinkeDisney), e me deparo com um fenômeno curioso: parece que todos os gurus do momento estão cantando louvores às chamadas "soft skills".
É como se tivessem formado um coro harmonioso, ressoando a importância dessas habilidades interpessoais em nossas vidas profissionais.
Mas eis que surge a questão: como, exatamente, podemos aprimorar essas habilidades misteriosas e intangíveis?
Infelizmente, os mesmos gurus que tanto enfatizam a relevância das soft skills parecem ter esquecido (ou não sabem como...) de nos fornecer um mapa para a terra prometida do desenvolvimento pessoal.
Eles nos dizem que precisamos dessas habilidades, mas não nos dão dicas concretas ou um guia prático para alcançá-las.
Ora, para pessoas como eu (e talvez você também, caro leitor), que curtem um bom passo a passo ou tutorial, essa falta de orientação pode ser frustrante.
Mas não esquente, pois estou aqui para ajudar.
Não vou te deixar cometer os mesmos erros que cometi durante a minha carreira. Como uma pessoa introvertida eu já cansei de escutar que tenho que me comunicar mais, por exemplo.
Na verdade, você não precisa se comunicar mais. Você precisa se comunicar de maneira eficiente.
Ao longo do artigo compartilharei com vocês algumas das minhas próprias ideias e estratégias voltadas especificamente para analistas de dados, para desenvolver sua habilidade de se comunicar.
Aqui vão 3 atividades pra ti.
Desafie o Stakeholder
Meus camaradas Analistas, eu vos entendo…
Vocês enfrentam uma batalha diária contra um inimigo chato e persistente: “pedidos ad-hoc” sem muito valor.
Essas solicitações parecem interessantes, atraindo vocês com sua promessa de resultados rápidos, mas acabam consumindo tempo e esforço preciosos. E o pior de tudo? O resultado nem sempre vale a pena.
Grande parte dos pedidos ad-hoc não dão em nada, na verdade a pessoa que pediu só está interessada em saber alguma informação particular e nenhuma ação é derivada do seu esforço.
Eu confesso, no começo da minha carreira, cometi esse erro inúmeras vezes, sempre tentando atender a todo e qualquer pedido. Mas, meus amigos, aprendi uma lição importante: às vezes, precisamos dizer NÃO! Isso mesmo, em letras garrafais.
No entanto, dizer não é apenas o começo. Quando você recebe um pedido, em vez de apenas negá-lo, pergunte ao stakeholder em seguida: "O que você está tentando encontrar?".
Lembre-se de que, como analistas de dados, nosso trabalho não é apenas fornecer dados, mas sim respostas significativas.
Ao desafiar o stakeholder, você vai conseguir ir mais a fundo no problema e o ajudar com insights que podem derivar uma ação concreta. Em vez de pescar em um oceano de informações irrelevantes, você estará navegando diretamente em direção ao problema em si.
E sabe o que é melhor? Ao fazer isso, no ponto de vista do stakeholder, você se comunica de maneira super eficiente, pois demonstra que está verdadeiramente preocupado no que ele deseja descobrir.
Então, comece a desafiar quem te pede informação toda hora. Talvez o problema esteja mas embaixo.
Escreva a Documentação do seu Time
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Ah, a documentação! Palavra odiada por 9 entre 10 devs..
Talvez alguns de vocês estejam se perguntando: "Documentação? Estamos falando de projetos ou de análise de dados?". E é aqui que entra a grande revelação: a documentação é tão crucial na análise de dados quanto em projetos de qualquer natureza.
É verdade, eu admito, a documentação nem sempre é a estrela do show quando falamos de análise de dados. No entanto, como um bom farol guiando os navios em meio à escuridão, a documentação é o que ilumina o caminho para um trabalho de dados eficiente e transparente.
Em toda e qualquer análise, os resultados e o processo pelo qual chegamos a esses resultados devem ser documentados e compartilhados com os stakeholders envolvidos.
Mas, meus caros amigos, é aqui que enfrentamos um desafio: há diferentes níveis de stakeholders. Externos, internos, técnicos e não-técnicos. Todos eles navegando em diferentes rotas no oceano de informações.
Ao documentar e comunicar nossas análises para esses diferentes públicos, desenvolvemos nossa habilidade de escrever para várias audiências, adaptando nosso estilo e linguagem para transmitir as informações de forma clara e compreensível.
Além disso, a documentação eficiente contribui para a gestão de mudanças no seu time, criando uma maior conscientização do que o seu time faz e o valor adicionado para a empresa.
Lembre-se que quem não é visto não é lembrado.
Se você está perdido em como começar a documentação, aqui alguns exemplos:
Stakeholders internos (seu time por exemplo):
Como a análise X é feita
Fontes de Dados e como acessá-las
Templates que você pode usar
Análises em andamento ou em processo de aprovação
Stakeholders externos (outros departamentos por exemplo):
Frequência com que o dashboard da área X é atualizado
Como os KPIs são calculados e foram definidos
Qual é o benchmark utilizado
Quem faz parte do time e qual é a missão (como nos contactar)
Comece uma Newsletter e um Log de Decisões
A falta de comunicação e o desalinhamento de expectativas podem causar desentendimentos e afetar o desempenho de qualquer equipe.
Então, amigos, eu lhes apresento uma solução relativamente fácil de ser implementada: a criação de uma newsletter semanal.
Ao criar essa newsletter, você terá a oportunidade de compartilhar o que seu time está fazendo, quais resultados alcançaram e o que está por vir.
Eu mesmo já implementei essa estratégia em minha empresa, e posso garantir que é uma ferramenta que FUNCIONA.
Confesso que, no início, a audiência era escassa (o que é bastante normal), mas com o tempo, outros departamentos começarem a prestar mais atenção e a pedir mais informações.
A newsletter não só ajuda na gestão de mudanças, mas também na conscientização da cultura data-driven. Afinal, um time bem informado é um time alinhado e engajado.
Mas não pare por aí.
Recomendo que documente todas as decisões que você ajudou a tomar. Esse log de decisões será seu aliado na hora de se comunicar com quem tiver dúvidas ou questionamentos.
E como um bônus especial, o log também será um excelente recurso durante as revisões de fim de ano com o chefe. Ao ter tudo na ponta da língua, você demonstrará sua contribuição para a empresa e fortalecerá seu papel como alguém que faz a empresa ir em frente.
Um exemplo de Log de Decisões que você pode escrever e compartilhar:
Data: Registre a data em que a decisão foi tomada. Isso ajudará a manter um histórico cronológico das decisões e facilitará a busca de informações específicas.
Decisão: Descreva a decisão tomada de forma clara e concisa.
Motivo: Explique o porquê da decisão, qual problema estava sendo abordado ou qual oportunidade foi identificada.
Alternativas consideradas: Liste as outras opções que foram avaliadas antes de tomar a decisão, se houver.
Stakeholders envolvidos: Identifique as partes interessadas que participaram da tomada de decisão ou que serão afetadas por ela.
Responsável pela decisão: Indique a pessoa ou grupo que tomou a decisão ou que liderou o processo de tomada de decisão.
Impacto esperado: Descreva o impacto que a decisão deve causar na empresa, no projeto ou na equipe.
Resultados alcançados: Registre os resultados da decisão depois de um período de tempo, como um acompanhamento para avaliar a eficácia da decisão.
Aprendizados: Documente qualquer lição aprendida ou insight obtido com a experiência da tomada de decisão e seus resultados.
Adapte para o seu próprio estilo
Ao longo deste diálogo, abordei diversos aspectos importantes no âmbito da análise de dados, como desafiar stakeholders, a importância da documentação, a criação de newsletters e a manutenção de logs de decisões.
Essas ideias ajudam a melhorar a maneira como conversamos, mudamos e entendemos uns aos outros nas equipes e empresas.
Mesmo que eu tenha falado bastante sobre escrever, é importante lembrar que podemos adaptar essas dicas para o nosso próprio jeito de ser. Isso pode incluir fazer reuniões, encontros diários ou grandes workshops onde você explica tudo em uma call no Teams/Slack/Zoom.
O principal objetivo é trabalhar bem juntos e criar uma cultura onde todos usam os dados para tomar decisões melhores, fazendo com que todos saibam das metas, decisões e resultados alcançados.
Ao fazer isso, você estará contribuindo para o sucesso da equipe e ao seu próprio crescimento profissional.
Lembre-se que há outras maneiras de adicionar valor. Dashboards e análises complexas não são as únicas maneiras.
Não esquece de checar o template Notion (varios cursos gratis lá) e se inscrever na Newsletter!
Dica de livro da semana:
Maravilhoso conteúdo, eu particularmente já tinha parado de apenas focar no dashboard e passar a fazer relatórios escritos explicando toda análise até chegar ao dashboard e algumas outras coisas que não estão no dashboard, com um linguagem de acordo com o stakeholder e melhorou muito a minha visibilidade dentro da empresa e também a geração de resultados. Agora vou tentar aplicar essa questão da newsletter, acredito que vai agregar muito.